Třídní fond v průběhu školního roku - jak přejít na ClassKasu

Ano, třídní fond můžeš do ClassKasy převést kdykoli během školního roku, ne jen v září. Stačí jeden večer: jednou zadáš počáteční zůstatky (kolik je na účtu třídy a kolik má která rodina zaplaceno navíc), pošleš rodičům pozvánkový odkaz, založíš sbírky, které už běží, a odškrtneš ty, kdo zaplatili. Od zítřka pokračuješ dál, jen už bez tabulky.

Čtvrtek, 21:48. Na notebooku máš otevřený soubor "fond 3B FINAL opravdu", v něm list "výlet - opraveno" a buňku F17, která svítí žlutě od 2. října. Proč, to už nikdo neví. Ty taky ne.

A pak přijde myšlenka: "Přejdu na něco normálního. Od září."

Do září zbývá jedenáct měsíců. Buňka F17 tak dlouho nevydrží.

Nejlepší chvíle byla v září. Druhá nejlepší je dnes

Znáš to rčení o sázení stromu? S třídním fondem je to stejné. Září by bylo pohodlné, protože všichni začínají od nuly. Jenže "od nuly" vůbec nepotřebuješ. Potřebuješ dvě čísla a seznam rodin, a ty máš už dnes, ve stejné tabulce, kterou se snažíš opustit.

Přejít v průběhu roku neznamená vrátit se do září a přepisovat každou platbu zvlášť. Znamená to udělat čáru: "K dnešku je to takhle." Všechno před čárou uzavřeš jednou částkou. Všechno za čárou se už děje v aplikaci.

Jak přejít na ClassKasu v průběhu školního roku, krok za krokem

1. Založ třídu a podívej se, kolik je na účtu. Přihlas se e-mailem (bez hesla), založ třídu a mrkni do banky. To jedno číslo je stav fondu k dnešku.
2. Zadej počáteční zůstatky. V sekci Finance otevři "Počáteční zůstatky". Nahoře zadáš počáteční zůstatek účtu třídy, níž u rodin přeplatky, které už u tebe leží. Přeplatek jde do peněženky rodiny a může pokrýt její další sbírku. Klikni na "Uložit vše". Počáteční zůstatky jsou ve Financích, tedy v ClassKasa Premium, a Premium si můžeš vyzkoušet na 100 dní bez platební karty.
3. Pozvi rodiny. Hoď pozvánkový odkaz do třídní skupiny, nebo ho pošli e-mailem. Rodič otevře odkaz, napíše svůj e-mail, potvrdí ho jedním ťuknutím a ty ho schválíš. Rodinu můžeš přidat i ručně, jednu po druhé.
4. Založ sbírky, které už běží. Výlet se splatností do 30. září? Zadej ho s tímhle datem, splatnost v minulosti je v pořádku. Rodiny, které už zaplatily, označ jako zaplacené. Někdo poslal půlku, nebo naopak víc? Zadej přesnou částku. Hotově nebo převodem, to označíš taky.
5. Připoj banku (nepovinné). V Premium připojíš účet třídy přes Enable Banking, jen pro čtení. Přes "Načti z banky" pak vybereš rozsah dat, nejvýš 90 dní na jedno načtení, a starší měsíce nahraješ jako sken výpisu (PDF nebo fotka).
6. Jdi spát. Vážně. Zítra rodiče vidí, kolik a za co mají zaplatit, a ty vidíš, kdo už zaplatil.

Jedna drobnost, ať tě nepřekvapí: platbu, kterou dnes odškrtneš ručně, aplikace uloží s dnešním datem. Skutečné datum má platba spárovaná z banky. Pokud potřebuješ historii přesně na den, načti ji z banky, nebo ji nech schovanou v počátečním zůstatku a starou tabulku si nech jako archiv.

Co převádíš a kam to v ClassKase patří

Co máš dnes	Kam to v ClassKase zadáš
Zůstatek na účtu třídy (nebo obálka s hotovostí)	Počáteční zůstatek účtu třídy v "Počátečních zůstatcích" (Premium)
Přeplatek rodiny, třeba 50 Kč zbylo z výletu	Počáteční zůstatek té rodiny: jde do její peněženky a může zaplatit další sbírku (Premium)
Rodina, která ještě dluží 200 Kč	Sbírka, které se ta částka týká: rodina na ní svítí jako nezaplacená
Sbírka, která už běží	Nová sbírka se skutečnou splatností, klidně i v minulosti
Kdo zaplatil před přechodem	Označení "zaplaceno" na sbírce (s dnešním datem) nebo platba načtená z banky
Seznam rodin z třídní skupiny	Pozvánkový odkaz, nebo přidání rodin jedné po druhé

Všimni si třetího řádku. Počáteční zůstatek rodiny je jen přeplatek, tedy peníze v plusu. Když někdo něco dluží, vždycky za něco konkrétního, a proto ten dluh bydlí na sbírce. Rodič pak vidí nejen "kolik", ale i "za co". A součet zůstatků rodin nemůže být vyšší než zůstatek účtu třídy, což dává smysl: přeplatků nemůže být víc než peněz.

Kdy je nejlepší chvíle?

Dnes. Ale pokud chceš přirozenou čáru v kalendáři, školní rok jich nabízí několik:

• Po výletě. Výlet je vyúčtovaný, zbytek se vrátil rodinám nebo zůstal jako přeplatek. Lepší chvíli na "stav k dnešku" nenajdeš.
• Po pololetí. Vysvědčení rozdané, pololetní prázdniny za vámi, druhé pololetí začíná načisto. Kdo začne v únoru, má celé jaro bez tabulky.
• Na třídních schůzkách. Rodiče sedí pohromadě v jedné třídě. Ukážeš odkaz, oni si ho otevřou v mobilu a do konce schůzky máš polovinu třídy přihlášenou.
• Když se mění pokladník. Předchozí pokladník předává fond, ty ho přebíráš. Místo tabulky a obálky si předáte jedno číslo a ty začneš v aplikaci. A pokud už třída v ClassKase je, roli předáš jedním tlačítkem "Předat roli pokladníka". Jak fond vést tak, aby se dal předat, popisuje článek o evidenci třídního fondu.

Všechny ty chvíle mají jedno společné: na žádnou z nich čekat nemusíš.

A co rodiče?

Pro rodiče je přechod v průběhu roku jeden odkaz. Nic si neinstaluje z obchodu, nevymýšlí heslo. Otevře odkaz, potvrdí e-mail a vidí svou rodinu: co má zaplatit, za co, do kdy a kolik má v peněžence. Kdo ti nechal přeplatek z výletu, uvidí ho hned a nemusí se na něj ptát ve skupině. Víc o tom, co rodič vidí, najdeš na stránce pro rodiče.

Nejčastější otázky

Můžu začít vést třídní fond v ClassKase uprostřed školního roku?

Ano. Jednou zadáš počáteční zůstatky (účet třídy a přeplatky rodin), pozveš rodiny odkazem a založíš sbírky, které už běží, klidně se splatností v minulosti. Nemusíš přepisovat každou platbu od září.

Jsou počáteční zůstatky v bezplatném plánu?

Počáteční zůstatky jsou ve Financích a Finance patří do ClassKasa Premium. Premium se platí za třídu a můžeš si ho vyzkoušet na 100 dní zdarma, bez platební karty. V bezplatném plánu máš 5 sbírek na třídu celkem. Podrobnosti jsou v ceníku.

Co s rodinou, která ještě něco dluží?

Založ sbírku, které se ten dluh týká, a nech rodinu jako nezaplacenou. Počáteční zůstatek rodiny bere jen přeplatek, tedy peníze v plusu, takže každý dluh má svůj název a svou splatnost.

Načte ClassKasa z banky všechny platby od září?

V Premium, po připojení účtu třídy přes Enable Banking jen pro čtení, načteš zvolený rozsah dat, nejvýš 90 dní na jedno načtení. Starší měsíce můžeš přidat jako sken výpisu v PDF nebo jako fotku. Jak to funguje krok za krokem, popisuje stránka o párování plateb s bankou.

Přebírám fond po jiném pokladníkovi v průběhu roku. Kde začít?

U jednoho čísla: kolik je na účtu nebo v obálce v den předání. Zadej ho jako počáteční zůstatek účtu třídy, doplň přeplatky rodin a pozvi rodiče. Starou tabulku si nech jako archiv, přepisovat ji nemusíš. Celý postup od nuly najdeš v návodu jak vybírat peníze do třídního fondu online.

Začni dnes, ne v září

Nejdřív se podívej, jak to vypadá: demo otevře ukázkovou třídu bez přihlášení, i s počátečními zůstatky. Když se ti zalíbí, založ třídu a zapni si 100 dní Premium bez karty. Buňka F17 konečně může přestat svítit žlutě. A další odpovědi najdeš v častých dotazech.